組合運営適正化サポート

管理会社選定

自主管理を行っている管理組合が管理を委託する場合や現在の管理会社を変更したい場合などの場合には、いったいどの管理会社に委託すれば大丈夫なのかしら?と考えるのはごく一般的なことです。では、どうすれば、よりよい管理会社を見つけ出せるのでしょうか。ここでは、管理会社の選定の方法について説明します。

 

現行管理会社を含めて複数の管理会社から選定する場合の【例】

① 総会による承認事項

管理委託契約の見直しについて複数の会社から選定すること。マンション管理士等のサポートを得る場合にはその旨(予算含む)※選定の手順等についても説明を加えて置くとよりスムーズに進むと思われます。

 

② 理事会

委託業務の仕様書の作成

【ポイント】
管理会社に委託する(したい)内容の一覧です。現行の管理会社との委託契約書をそのまま見積会社に提示する管理組合もあるようですが、その場合には委託費は伏せて提示する方が良いでしょう。本当に妥当な金額が提示されるかどうかが疑わしくなります。

候補会社の選定(一次選定)

【ポイント】

■管理組合自らが候補会社を探すのに、一体どこから探すのかとう質問が
多くあります。その場合の必要とされるもの参考となるものは下記が挙
げられます。

1,国土交通省に登録している業者である
2,一般社団法人マンション管理業協会の社員(会員)である
※絶対条件ではありませんが、同協会は、国交省からマンション管理適正化法による指定法人です。

マンション管理適正化法第95条から抜粋

指定法人の業務

  • 一 社員の営む業務に関し、社員に対し、この法律又はこの法律に基づく命令を遵守させるための指導、勧告その他の業務を行うこと。
  • 二 社員の営む業務に関する管理組合等からの苦情の解決を行うこと。
  • 三 管理業務主任者その他マンション管理業の業務に従事し、又は従事しようとする者に対し、研修を行うこと。
  • 四 マンション管理業の健全な発達を図るための調査及び研究を行うこと。
  • 五 前各号に掲げるもののほか、マンション管理業者の業務の改善向上を図るために必要な業務を行うこと。

保証業務

マンション管理業者が管理組合又はマンションの区分所有者等から受領した管理費、修繕積立金等の返還債務を負うこととなった場合においてその返還債務を保証する業務を行うことができる。

■マンション管理士等のサポート得る場合には、上記1,2の条件の他に当該管理組合にあった管理業者に関する情報提供を受けながら、候補会社の絞り込みが可能です。

見積依頼

候補会社によるマンションの建物等の調査
見積り及び提案の取りまとめ及び比較表作成

【ポイント】

■共通の仕様書で見積依頼をしても、管理会社によっての管理項目の考え方はまちまちです。比較表は大枠の委託費だけでなく各項目ごとに記載することで比較・検討がしやすくなります。

理事会による書類選考(二次選定)
全組合員を対象とした候補会社によるプレゼンテーション

【ポイント】

■理事会は、参加組合員へのアンケートを実施し、感想・意見等を把握する。

■アンケート等も参考にし、理事会としての候補会社を決定する。

■理事会で最終候補の1社を選定し総会に上程する。

理事会で2社の候補まで選定し、総会で決める。
※最終の1社を決定する方法は色々とあります。①で先述したように、事前に決定方法を明確にしておく事をおすすめします。

 

③ 管理会社による重要事項説明会の開催
④ 総会による承認

管理会社(新)との管理委託契約の締結に関すること

 

⑤ 理事会

現行管理会社と新管理会社との業務の引継ぎ
管理委託契約の締結

【ポイント】
現行管理会社との契約を解約する場合には、三ヶ月前に書面での申し入れが必要です。実際に、管理会社の変更を行う場合には、新管理体制までスムーズに移行させるためには、しっかりしたスケジュールを組むことが大切です。

 

契約後の留意点

「管理会社に委託したから」、「変更したから」といって、すべてが上手くいくとも限りません。管理組合と管理会社との管理委託契約に基づくものですから、管理組合も契約の当事者であることを認識することが大切です。契約書に添った業務を行っているか、理事会等の指示に答えられているかなど日頃から管理会社の業務に関するチェックを行うことが必要です。管理組合の中には、何でも管理会社に指示すれば良いと考えている場合がありますが、繰り返しになりますがあくまでも管理委託契約に基づいています。それを認識しつつ管理会社を上手く活用することをおすすめします。